Документообіг набув нової, електронної форми. Проте кожна компанія додатково використовує паперові версії оформлювальних, бухгалтерських та інших видів документації.
• Під час прийняття на роботу кожен співробітник підписує заяву. Аналогічна дія відбувається при звільненні, оформленні паперів на додаткову відпустку, надання заяви про декрет тощо.
• Офісні папки для документів також потрібні під час роботи з партнерами виникає великий потік договорів, накладних, актів виконаних робіт.
• Протоколи засідань, зборів, кадрові перестановки роздруковуються під підпис керівної особи або членів комісії.
• Листування з клієнтами також часто потребує відображення у паперовій формі.
• Якщо подавати документи до податкової інспекції слід в онлайн-форматі, то для зберігання звітності поточного періоду в бухгалтерії робиться паперовий роздрук.
Значну кількість листів А4 потрібно якось сортувати та десь зберігати. Для цього використовують папки.
Що потрібно мати в офісі
Існує багато різновидів папок, які розглянемо докладніше.
- Паперова папка з картону
Відома, як то кажуть, з незапам’ятних часів. Канцелярський аксесуар випускають на зав’язках (зручно, коли потрібно укласти велику пачку) і з затискачем (щоб помістити лист, на початку потрібно використовувати дирокол). Найбюджетніші моделі серед лінійки пропозицій.
- Швидкозшивач з пластиковою обкладинкою
Зручний, коли часто використовується у роботі. Верх, що забруднився, або низ швидко протирають серветкою. Зовнішні частини менше псуються порівняно з картоном, але слід уникати заломів обкладинки та потрапляння вологи на відкриті бічні ділянки.
- Реєстратор
Габаритна продукція розрахована для зберігання значного обсягу паперів за допомогою затиску. Кожен документ можна покласти в окремий файл. Один виріб вміщує 350-600 аркушів залежно від товщини паперу.
Папки для зустрічей
Співробітники, які проводять презентації, укладають договори, часто виїжджають на місце зустрічі з клієнтом. Бланки документів вони беруть із собою. А покласти їх зручно в папку на липучці, гумці, кнопці, з куточком або у спеціальний пластиковий портфель. Поліпропілен, з якого вони виготовлені, зручний в експлуатації та захищає вміст за негоди.
Додаткові типи папок
Документи вкладають у спеціальну папку, яка щодня віддається керівнику на підпис. Особливо це допомагає, коли в компанії багато співробітників та відділів.
Фліпчарти лише опосередковано відносяться до папок, але вони потрібні, коли проводиться навчальний захід, заповнюються документи про прийом на роботу, відбувається нарада, треба щось записати «на ходу».
У ресторанах та кафе для отримання грошей від відвідувачів використовують папки для клієнтів. Всередину поміщають рахунок до сплати. Це зручно, якщо клієнт хоче зберегти потай від оточуючих суму, яку він витратив.
Шкільний варіант
Учням знадобиться 2 вироби: папка для зошитів та праці. Перший варіант зроблений із полімерного матеріалу, другий – із жорсткого картону з додаванням устрочених та зовнішніх резинок.
Величезна кількість різних папок представлена в інтернет-каталозі магазину «Палей». Вибирайте відповідні товари та оплачуйте за розумною вартістю.
