Чим більш завантаженими стають наші дні, тим важче утримати контроль над ситуацією. Культура зобов’язує нас бути ефективними, встигати кілька справ одночасно, але не забувати піклуватися про себе — хоча годин у добі раніше 24. Ми зібрали кілька ключових порад для тих, хто постійно не вкладається в терміни.
Записуйте
Основний крок, який потрібно зробити, щоб організувати свою роботу, запланувати всі важливі моменти дня. Вам слід розуміти всі деталі, які можуть відбутися за день — і це занадто складно утримати в голові.
Ви можете намагатися записувати справи на наліпці або в примітках смартфона, але найкращий спосіб утримати все під контролем — відзначати це в єдиному планувальнику для всіх проектів.
- придбайте зручний планувальник
- завжди беріть його з собою, на роботу, додому, на зустрічі з друзями
- запишіть все, що вам необхідно зробити
- вкажіть конкретні терміни.
Підготуйте простір
Організація проектів передбачає не тільки те, що ви будете робити, але і те, наскільки ви до цього підготуєтеся. Подумайте, що вам знадобиться для завдань на своїй основній роботі:
- матеріали
- знання
- ресурси
- простір
- людські ресурси у вигляді підлеглих або колег співробітників.
Перш, ніж приступати до виконання завдань, переконайтеся, що у вас є все необхідне, і не сподівайтеся на те, що відсутнє з’явиться у процесі. Без ключових ресурсів ви не вкладетеся у потрібні терміни, так що не пропускайте етап підготовки.
Діліть на частини
Не всі завдання можна структурувати і розділити на окремі частини, але для деяких комплексних завдань цей етап може бути найважливішим. Переконайтеся в тому, що ви знаєте, що робите:
- розбийте проект на дрібні фази
- оцініть час, який буде потрібно на виконання
- розділіть великі фази на ще більш дрібні.
Ви можете використовувати графіки або майнд-карти, так що не обмежуйте себе в тому, як ви відображаєте інформацію на папері.
Оцінюйте час
Для будь-якої задачі необхідне розуміння, скільки часу знадобиться на його завершення. У випадку з новими завданнями це може бути особливо складно, адже раніше ви їх не виконували, але, можливо, у вас є зразковий досвід в суміжній галузі.
- оцініть, скільки часу вам потрібно для виконання, ґрунтуючись на попередньому досвіді
- у разі необхідності зверніться до колег, які робили подібні завдання
- додайте трохи часу про запас на випадок екстрених ситуацій
- залиште один день на тижні на незаплановані обставини.
Як тільки ви зрозумієте, скільки вам потрібно для завершення проекту, вкажіть це в планувальнику і обов’язково дотримуйтеся цих термінів.
Залиште місце для екстреної ситуації
Пам’ятайте про те, що вам потрібно бути готовою до несподіванок. Ви ніколи не знаєте, що станеться в день здачі проекту. Ви можете захворіти, підвернути ногу, в офісі можуть відключити світло, а ноутбук з презентацією може почати оновлюватися прямо під час зборів.
- подумайте, кому ви можете делегувати свій проект
- збережіть інформацію в хмарному сервісі, щоб мати доступ до неї
- не забувайте про турботу про себе
- робіть тимчасові допуски у своєму розкладі на надзвичайні ситуації.
Заберіть все, що відволікає
Комусь може просто не вистачати часу в добі, а хтось постійно втрачає концентрацію через регулярні перемикання. Якщо ви відноситеся до другої групи людей, виробіть нові звички щодо роботи.
- вимкніть повідомлення на телефоні
- вимкніть інтернет і Wi-Fi
- попросіть свого партнера, друзів і близьких не турбувати вас
- підготуйте здорові перекуси
Чим більш ідеальні умови для концентрації ви створюєте, тим швидше піде робота.
Приступай зараз
Краща порада, яка дозволить вам встигнути в терміни, — почніть займатися справами, відразу як вони до вас надходять. Вам може здаватися, що попереду ще тижні і місяці, але ця ілюзія значно заважає вашій ефективності.
- залиште місце для підготовки
- заплануйте завдання
- насолоджуйтеся вільним часом без почуття провини і тривожності.
Почніть справи прямо зараз і ви зрозумієте, як приємно відчуття, що все знаходиться під контролем.
